Esta é uma página dedicada aos micro, pequenos e médios empresários.
Por conhecer a dura realidade da maioria dos pequenos comércios e empresas de serviço, espero poder ajudar na administração do seu negócio trazendo conhecimento que pode ser aplicado no dia-a-dia e que podem fazê-lo chegar mais perto do lucro tão desejado.
O empresário por princípio deve ter lucro. No entanto para uma grande parcela da sociedade o lucro do empresário é um pecado proibido, quase imoral. Muitas vezes o título de empresário tem uma conotação negativa e chega cheio de críticas, principalmente pela mídia e pelas pessoas que nunca estiveram do outro lado do balcão.
Sempre que puder darei dicas e orientações para seu negócio realmente valer a pena!
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Tanto para pessoas físicas, quanto para pessoas jurídicas, o controle é fundamental para conseguir manter as finanças equilibradas.
O primeiro passo é fazer o cadastro de todas as contas. Você pode usar um programa de gestão que a empresa utilize ou até utilizar uma planilha, caso a empresa ainda não esteja informatizada (você pode usar a planilha modelo postada na página "como fazer economia"). O importante é que tudo esteja cadastrado e classificado.
Acredito que você já tenha lido muitas vezes que é importante cadastrar todas as contas. É isso mesmo. No meu trabalho como consultora, vejo muito a falta de entendimento do termo "tudo cadastrado". É frequente o responsável pelo cadastro deixar de fora pequenos gastos e, ainda mais, os que não fazem parte do orçamento previsto da empresa. Exemplo: tarifas bancárias, cobrança de juros, gastos particulares do empresário, lanchinhos pagos pela empresa, e por aí vai. Se você não sabe como classificar crie contas com nomes genéricos como diversos, particulares, bancos, etc. No montante estes valores podem fazer a diferença.
Abro um parêntese para os gastos do empresário que costumo chamar de retirada, mas cada um pode dar o nome que quiser. É de praxe o empresário cadastrar contas particulares como sendo despesas da empresa. Este é um procedimento nocivo para o próprio empresário pois afeta sua visão sobre o lucro. Se você consome combustível também para uso particular não deve cadastrá-lo como da empresa. Ou faça o rateio ou cadastre como particular. O uso de celular, guias de IR e INSS (do pro-labore) também costumam ser cadastrados fora do consumo pessoal. Pense bem, um funcionário assalariado deve bancar esses gastos, portanto o empresário também. Se essas contas forem cadastradas como da empresa, sua visão sobre lucro e o cálculo de preço final ficam distorcidas. Lembre-se, esse controle é seu. Se não quiser que outros saibam dos seus gastos não precisa mostrar, mas para a análise financeira a classificação deve ser correta.
No caso de comércio é muito importante cadastrar o valor de cada produto comprado para venda, e não simplesmente o valor total da compra. Da um pouco de trabalho mas se você o fizer logo que chega a mercadoria não fica acumulado. Utilize um período do dia mais calmo ou deixe um funcionário responsável por fazê-lo.
Pra quem trabalha com prestação de serviço separe os produtos e materiais que fazem parte do uso direto para a realização do serviço dos que fazem parte da administração do negócio. Exemplos: Se você é uma empresa que faz serviços de funilaria o uso de cartucho de tinta para impressora é um material administrativo e, portanto, entra como despesa. Mas se o seu negócio é trabalhar com impressões esse cartucho de tinta é matéria-prima e entra como custo. O salário do funcionário que atua diretamente com a prestação de serviço é um custo direto, e o do funcionário que faz as notas fiscais é uma despesa.
Se sua empresa tem venda e prestação de serviço a separação deve ser detalhada como as orientações acima. Sei que é complicado mas tem que ser feito.
Se você tem um funcionário responsável pelo cadastro confira se está tudo sendo feito certo. Um grande erro do empresário é ficar alheio aos controles que são feitos por terceiros. A sua visão crítica é muito importante para corrigir eventuais problemas e, sem a menor dúvida, o mais interessado em ter os dados corretos é você. Não estou dizendo que o funcionário não sabe fazer ou age de má fé, mas já encontrei funcionários que encobrem seus erros deixando de cadastrar os pagamentos. Por exemplo contas que foram pagas em duplicidade, juros de contas pagas em atraso, pagamentos que não precisariam ter sido feitos (já vi empresas que pagaram 3 sindicatos só por que chegaram faturas e não foram contestadas). Tenho certeza que a checagem do dono reduz esses problemas. É muito bem se você não tem esse problema na sua empresa, o funcionário competente e honesto deve ser bem valorizado.
Feito o cadastro é hora de analisar. Você já vai conseguir ver de imediato as contas que se sobressaem. Veja se alguma despesa pode ser reduzida e se a empresa deve fazer um trabalho de conscientização junto aos funcionários em relação, por exemplo, ao consumo de água ou energia. Também veja se há fundamento em reclamar de alguns gastos que não são significativos. Neste caso já vi empresários que desgastam as relações com funcionários devido ao consumo de telefone ou de impressões e no fim esses consumos nem são representativos e o desgaste pessoal é tão grande que causa problemas maiores. Todos poderiam ter sido poupados se o empresário soubesse o que aquele consumo representava para a empresa.
Nos próximos textos falaremos de como deixar os pagamentos mais eficientes. Até mais.
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